Chi deve fare la nota spese? Dipendenti, amministratori e professionisti a confronto nel 2026

Spesso si parla di "nota spese" come se fosse un unico adempimento, uguale per tutti. Non è così. Chi ha materialmente sostenuto la spesa determina quali articoli del TUIR si applicano, dove finisce il rimborso e se quel costo è deducibile. Confondere i tre casi è uno degli errori più frequenti nella gestione delle trasferte. Vediamo chi deve fare la nota spese e come cambiano le regole per dipendenti, amministratori e liberi professionisti, tenendo conto delle novità entrate in vigore nel 2025.

Cos'è la nota spese e chi la compila

La nota spese è il documento con cui chi ha anticipato dei costi per conto dell'azienda ne chiede il rimborso. Il caso tipico è la trasferta di lavoro: vitto, alloggio, viaggio, trasporto, pedaggi, spese di rappresentanza.

Non esiste un modello di nota spese obbligatorio per legge. Nessuna norma impone un formato preciso. Ma questo non la rende un semplice pezzo di carta. La nota spese è l'elemento che consente all'azienda di dedurre il costo ai sensi dell'art. 109 del TUIR e di dimostrarne l'inerenza in caso di controllo. Senza una nota spese corretta, corredata di giustificativi validi, l'Agenzia delle Entrate può contestare la natura aziendale della spesa e disconoscerne la deduzione.

A compilarla può essere un dipendente in trasferta, un amministratore della società oppure un libero professionista o collaboratore che lavora per l'azienda. Sono tre figure diverse, con tre discipline fiscali diverse. È qui che nascono gli errori.

I dipendenti: il rimborso passa dalla busta paga

Per i dipendenti la regola di riferimento è l'art. 51, comma 5, del TUIR. Il rimborso può avvenire in tre modalità: analitico (a piè di lista), forfettario oppure misto. Per una singola trasferta di più giorni si sceglie un solo metodo, senza combinarli.

Il rimborso confluisce in busta paga. Il trattamento cambia in base al luogo della trasferta:

• Fuori dal Comune sede di lavoro: i rimborsi analitici di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono a formare il reddito del dipendente, entro i limiti di legge.
• Dentro il Comune sede di lavoro: i rimborsi sono imponibili, con l'eccezione delle spese di trasporto documentate.

Dal 2025 c'è una novità pesante. La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1 commi 81-83) ha introdotto l'obbligo di pagamento tracciato. Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea (per esempio i taxi) non concorrono al reddito del dipendente solo se pagate con bonifico, carta o altri strumenti tracciabili. Se la spesa è pagata in contanti, il rimborso diventa imponibile per il dipendente e indeducibile per l'azienda. La ricevuta non basta più: conta anche come è stata pagata.

Gli amministratori: dipende dall'inquadramento

Qui si annida la confusione più grande. L'amministratore non ha un trattamento unico: tutto dipende da come è inquadrato rispetto alla società.

Caso 1: amministratore assimilato a dipendente. È l'ipotesi più frequente. I compensi da amministratore sono redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (art. 50, comma 1, lett. c-bis del TUIR). Ai rimborsi si applica quindi la stessa disciplina dei dipendenti: art. 51, comma 5 per chi percepisce il rimborso e art. 95, commi 3 e 3-bis per la deducibilità in capo alla società. Vale anche l'obbligo di tracciabilità 2025.

Caso 2: amministratore libero professionista. Quando l'attività di amministratore rientra nella professione abituale di chi la svolge (per esempio un commercialista o un ingegnere che amministra una società del proprio settore), il reddito e i relativi rimborsi seguono la disciplina dei professionisti. In questo caso l'amministratore non compila una nota spese classica: riaddebita le spese in fattura alla società.

Un dettaglio tecnico importante: per stabilire se la trasferta è dentro o fuori Comune serve individuare la sede di lavoro dell'amministratore. Quando non è indicata nell'atto di nomina, si fa riferimento al suo domicilio fiscale (Circolare AdE 7/E/2001).

I liberi professionisti: il riaddebito in fattura e la svolta del 2025

Il professionista che sostiene spese per un incarico non presenta una nota spese all'azienda cliente: le riaddebita in fattura. Fino al 2024 quelle somme erano trattate come compenso a tutti gli effetti, quindi imponibili, soggette a ritenuta d'acconto e a contributi previdenziali, mentre le spese risultavano deducibili per il professionista.

Dal 1° gennaio 2025 questo meccanismo è stato ribaltato. Il DLgs 192/2024, in attuazione della riforma fiscale, ha riscritto l'art. 54 del TUIR e introdotto l'art. 54-ter. Con il nuovo quadro, i rimborsi delle spese sostenute per l'esecuzione di un incarico e riaddebitate analiticamente al committente:

• non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo;
• non sono più soggetti a ritenuta d'acconto né a rivalsa previdenziale;
• non sono più deducibili per il professionista che le sostiene;
• restano soggetti a IVA, perché la spesa è intestata al professionista e non direttamente al cliente.

La deducibilità torna possibile solo in casi specifici, come il mancato rimborso da parte del committente per insolvenza, prescrizione del credito, azione esecutiva infruttuosa, oppure decorso un anno dalla fatturazione per importi complessivi inferiori a 2.500 euro. La novità vale anche per i forfettari, che così non si vedono più gonfiare i compensi dai riaddebiti.

I tre profili a confronto

Il vero nodo di ogni nota spese: il giustificativo

Fin qui la teoria fiscale. Ma nella pratica quotidiana tutti e tre i profili si scontrano con lo stesso problema: il rimborso, e soprattutto il recupero dell'IVA, regge solo se il giustificativo è quello giusto.

Un documento commerciale anonimo (quello che si chiamava scontrino fiscale) dimostra che una spesa è avvenuta, ma non basta per detrarre l'IVA. Per recuperare l'IVA su un pranzo, un albergo o un rifornimento serve una fattura intestata all'azienda. È la differenza tra una spesa che resta un costo pieno e una spesa da cui si recupera un quinto o più del valore. Su decine di trasferte l'anno, la somma non è banale.

Il problema è che chiedere la fattura in cassa, ogni volta, è scomodo per chi è in trasferta e per l'esercente. Così, nella maggior parte dei casi, nella nota spese finisce uno scontrino e l'IVA si perde.

Qui entra in gioco Recivu, che trasforma automaticamente lo scontrino in fattura elettronica, la fattura dopo lo scontrino, senza che il dipendente debba chiedere nulla in cassa e senza lavoro extra per l'esercente. Il giustificativo diventa una fattura valida, l'IVA torna recuperabile e la nota spese si blinda anche in caso di controllo.

Guida: Fattura dopo lo scontrino: cosa dice davvero la legge nel 2026