Rimborso carburante ai dipendenti: regole e documentazione

Un dipendente con auto aziendale che fa rifornimento durante una trasferta ha diritto al rimborso di quella spesa. Ma il modo in cui documenta quel rifornimento fa una differenza enorme per l'azienda: può significare recuperare l'IVA oppure perderla del tutto.

In questo articolo vediamo come funziona il rimborso carburante ai dipendenti, quali documenti servono dopo l'abolizione della scheda carburante, e quali percentuali di IVA e deducibilità si applicano a seconda del veicolo.

Cos'è il rimborso carburante e come si distingue dal rimborso chilometrico

Il rimborso carburante è il rimborso analitico (a piè di lista) delle spese di benzina, gasolio o altri carburanti anticipate dal dipendente durante una trasferta effettuata con un'auto aziendale. Si applica quando il veicolo è dell'azienda: i costi di gestione, incluso il carburante, sono a carico dell'impresa.

È un errore comune confonderlo con il rimborso chilometrico, che invece riguarda l'uso dell'auto personale del dipendente per motivi di lavoro. In quel caso non si rimborsa la singola spesa di benzina, ma un importo calcolato sulle tabelle ACI, che già comprende carburante, usura e manutenzione. Se l'auto è aziendale, il rimborso chilometrico non si applica: si passa al rimborso carburante analitico.

Approfondimento: Rimborso spese a piè di lista: come funziona e quando conviene

La documentazione richiesta: fine della scheda carburante

Fino al 2018 gli acquisti di carburante potevano essere documentati con la scheda carburante, un modulo cartaceo compilato manualmente. Dal 1° gennaio 2019 quella scheda è stata definitivamente abolita: l'unico documento valido, oggi, è la fattura elettronica emessa dal distributore.

Per essere valida ai fini fiscali, la fattura deve rispettare due condizioni insieme:

• Fattura elettronica intestata all'azienda, con partita IVA e ragione sociale corretti, inviata tramite SdI.
• Pagamento tracciabile: carta di credito, carta di debito, carta carburante aziendale o altro strumento elettronico. Il contante non è ammesso.

Se manca anche solo uno dei due requisiti, l'IVA sul carburante non è detraibile e il costo rischia di diventare indeducibile, indipendentemente dal fatto che la spesa sia reale e inerente al lavoro.

IVA detraibile sul carburante: le percentuali corrette

La percentuale di IVA detraibile dipende dal tipo di utilizzo del veicolo, non dal singolo dipendente che fa rifornimento.

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La maggior parte delle auto aziendali assegnate ai dipendenti rientra nella categoria "uso promiscuo": per queste, l'azienda recupera comunque metà dell'IVA sul carburante, ma solo se la fattura è corretta e il pagamento tracciato.

Deducibilità del costo: le percentuali in base al veicolo

Oltre all'IVA, va considerata separatamente la deducibilità del costo ai fini delle imposte sui redditi, che segue percentuali diverse.

• 100% per i veicoli strumentali, indispensabili per l'attività (es. autocarri, mezzi da cantiere, taxi).
• 70% per i veicoli assegnati in uso promiscuo a un dipendente per la maggior parte del periodo d'imposta.
• 20% per i veicoli ad uso promiscuo assegnati al titolare o all'amministratore.
• 80% per i veicoli usati da agenti e rappresentanti di commercio.

Anche in questo caso, la deducibilità è subordinata al pagamento con strumenti tracciabili e alla fattura elettronica corretta: le stesse regole valgono per l'intera gestione della flotta aziendale.

Guida Tecnica: Rimborso spese misto: quando e come si applica

Come organizzare la raccolta della documentazione

Nella pratica, il modo più semplice per evitare problemi di documentazione è dotare i dipendenti di una carta carburante aziendale. In questo modo il pagamento è sempre tracciabile e la fattura elettronica viene emessa automaticamente a nome dell'azienda a ogni rifornimento.

In alternativa, se il dipendente paga con carta personale e poi chiede il rimborso, l'azienda deve comunque assicurarsi che la fattura sia intestata correttamente e che il pagamento sia stato tracciabile. Una nota spese generica con solo lo scontrino del distributore non è più sufficiente: da anni gli scontrini non sono validi ai fini della detrazione IVA sul carburante.

Vantaggi per il business

Gestire correttamente il rimborso carburante non è solo una questione di conformità. Ha un impatto diretto sui conti dell'azienda.

• Recupero IVA reale: fino al 50% su ogni rifornimento per i veicoli ad uso promiscuo, 100% per quelli strumentali.
• Deducibilità del costo fino al 70% per le auto assegnate ai dipendenti, se la documentazione è corretta.
• Tracciabilità completa della flotta, utile in caso di controlli fiscali e per la gestione interna dei costi.

Approfondimento: Come recuperare l'IVA sugli scontrini dei dipendenti: la guida operativa 2026

La soluzione Recivu

Il carburante è uno dei casi in cui la differenza tra scontrino e fattura pesa di più: senza fattura elettronica intestata all'azienda, l'IVA sul rifornimento è persa in automatico, qualunque sia la percentuale teorica di detraibilità.

Recivu intercetta i documenti dei punti vendita e li converte automaticamente in fattura intestata all'azienda cliente, senza cambiare le abitudini di chi fa rifornimento in trasferta.