Rimborso spese in regime forfettario: come funziona nel 2026

Se operi in regime forfettario e svolgi incarichi in trasferta per i tuoi clienti, la gestione dei rimborsi spese e sempre stata un punto critico. Fino al 2024 ogni euro rimborsato finiva nel calderone dei compensi: tassato con l'imposta sostitutiva e conteggiato verso il tetto degli 85.000 euro. La riforma introdotta dal D.Lgs. 192/2024 ha cambiato le regole dal 1 gennaio 2025 e, nel 2026, il nuovo assetto e ormai consolidato.

Questo articolo spiega come funziona il rimborso spese nel regime forfettario dopo la riforma, quali condizioni rispettare, come indicare i rimborsi in fattura e quali errori evitare.

Cosa cambia con il D.Lgs. 192/2024

Il D.Lgs. 192/2024 ha riscritto l'articolo 54 del TUIR, suddividendolo in otto articoli distinti (dal 54 al 54-octies). Il principio cardine: le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l'esecuzione di un incarico, addebitate analiticamente al committente, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo (art. 54, comma 2, lettera b).

In parallelo, l'art. 54-ter stabilisce che le stesse spese non sono deducibili dal reddito del professionista. Il meccanismo e simmetrico: i rimborsi non fanno reddito, ma i costi corrispondenti non si deducono. Il risultato e la neutralita fiscale del rimborso.

Per i professionisti in regime ordinario, questo si traduce in una semplificazione: prima il rimborso gonfiava i compensi ma veniva poi neutralizzato dalla deduzione. Ora semplicemente non entra nel conto.

Per i forfettari il vantaggio e molto piu concreto. Poiche il regime forfettario non consente la deduzione analitica dei costi (il reddito si determina applicando il coefficiente di redditivita ai compensi), prima della riforma il professionista forfettario pagava le tasse anche sui rimborsi di costi vivi, senza possibilita di compensazione. Una doppia imposizione di fatto.

I forfettari sono inclusi? Il quadro interpretativo

La questione non e stata immediatamente pacifica. L'art. 1, comma 64, della L. 190/2014, che disciplina il regime forfettario, non e stato formalmente modificato dal D.Lgs. 192/2024. Questo ha generato due correnti interpretative.

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Il dibattito si e sbloccato nella pratica con la risposta della DRE Lombardia del 9 dicembre 2025, che ha confermato la non concorrenza dei rimborsi analitici al reddito anche per i soggetti forfettari. La logica: se una somma non e qualificabile come compenso ai sensi dell'art. 54, non puo entrare nella base su cui si applica il coefficiente di redditivita.

Nel 2026, l'orientamento prevalente tra dottrina e prassi e che i rimborsi analitici, correttamente gestiti, siano neutrali anche per i forfettari. Resta comunque auspicabile un chiarimento ufficiale dell'Agenzia delle Entrate a livello centrale.

Le tre categorie di rimborso per i forfettari

Per capire il trattamento fiscale, occorre distinguere tra tre situazioni diverse.

1. Anticipazioni in nome e per conto del cliente (art. 15 DPR 633/72)

Sono spese che il professionista paga su mandato del cliente, con documentazione intestata al cliente stesso: contributi unificati, marche da bollo, diritti camerali, tasse di registro. Queste somme non sono mai state considerate compensi, ne prima ne dopo la riforma. Si indicano in fattura con la dicitura "Spese anticipate in nome e per conto del cliente ex art. 15 DPR 633/72" e non entrano nella base imponibile ne nel limite degli 85.000 euro.

Condizioni: la spesa deve essere intestata al cliente, documentata e riaddebitata per lo stesso importo.

2. Rimborsi analitici di spese sostenute dal professionista

Sono i costi di trasferta (treno, hotel, ristorante, taxi) intestati al professionista e poi riaddebitati voce per voce al committente. Questi sono i rimborsi su cui la riforma ha inciso: dal 2025, se pagati con mezzi tracciabili e addebitati analiticamente in fattura, non formano reddito e non incidono sul plafond degli 85.000 euro.

3. Rimborsi forfettari o indennita chilometriche

I rimborsi calcolati in misura forfettaria (diaria, indennita chilometrica secondo tabelle ACI) non rientrano nella categoria dei rimborsi analitici. L'Agenzia delle Entrate, con l'interpello 270/E/2025, ha chiarito che le indennita chilometriche includono componenti stimate (usura, assicurazione, manutenzione) e non rappresentano un riaddebito puntuale di costi documentati. Questi importi restano compensi a tutti gli effetti: tassati e conteggiati nel limite.

L'obbligo di tracciabilita: la condizione che non puoi ignorare

La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) e il D.L. 84/2025 hanno introdotto una condizione aggiuntiva per la neutralita dei rimborsi: il pagamento tracciabile.

Per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC), sostenute in Italia, il professionista deve pagare con carta di credito, carta di debito, bonifico, app di pagamento o altro strumento tracciabile.

Se il pagamento avviene in contanti, il rimborso perde la neutralita: concorre al reddito imponibile e, per i forfettari, rientra nel conteggio della soglia degli 85.000 euro.

Eccezione importante: le spese sostenute all'estero non sono soggette all'obbligo di tracciabilita. Anche se pagate in contanti, mantengono il trattamento di neutralita fiscale, purche documentate analiticamente. Lo ha confermato l'Agenzia delle Entrate con l'interpello 188/2025.

Come indicare i rimborsi in fattura elettronica

La corretta indicazione in fattura e il requisito operativo fondamentale. Per il forfettario la fattura deve distinguere chiaramente tre elementi.

Il compenso professionale, che costituisce la base su cui si applicano imposta sostitutiva e contributi previdenziali.

Le spese anticipate ex art. 15, indicate con il codice natura N1 ("escluse ex art. 15") nel blocco "DatiBeniServizi", oppure nel blocco "AltriDatiGestionali".

I rimborsi analitici, indicati in una voce separata con il codice natura N2.2 per i forfettari, con la descrizione delle singole spese (es. "Rimborso treno Roma-Milano del 15/06/2026, pagato con carta"). Una buona prassi e aggiungere in fattura la nota "spese sostenute con strumenti di pagamento tracciabili" e allegare i giustificativi.

Esempio pratico

Un consulente in regime forfettario (coefficiente di redditivita 78%) incassa 70.000 euro di compensi nel 2026. Per un incarico a Roma, sostiene 1.200 euro di spese (400 euro treno + 600 euro hotel + 200 euro ristoranti), tutte pagate con carta di credito e riaddebitate analiticamente al committente.

Prima della riforma (2024): i 1.200 euro sarebbero stati compensi. Reddito imponibile: (70.000 + 1.200) x 78% = 55.536 euro. Imposta sostitutiva al 15%: 8.330,40 euro. Il professionista avrebbe pagato tasse su 936 euro di reddito aggiuntivo "fantasma" (1.200 x 78%), cioe 140,40 euro in piu.

Dopo la riforma (2025-2026): i 1.200 euro non entrano nel computo. Reddito imponibile: 70.000 x 78% = 54.600 euro. Imposta sostitutiva: 8.190 euro.

Lo stesso meccanismo protegge il limite degli 85.000 euro: se il consulente avesse incassato 84.000 euro di compensi e 5.000 euro di rimborsi analitici, il fatturato rilevante resterebbe 84.000 euro.

Gli errori da evitare

Il primo errore e riaddebitare le spese in modo forfettario anziche analitico. Un generico "rimborso trasferta: 500 euro" in fattura non qualifica il rimborso come analitico. Ogni voce va dettagliata con importo, data, tipologia e mezzo di pagamento.

Il secondo e pagare in contanti le spese di vitto, alloggio, viaggio o trasporto in Italia. Anche con documentazione perfetta, il contante fa perdere la neutralita fiscale.

Il terzo e confondere le anticipazioni (art. 15) con i rimborsi analitici. La differenza sta nell'intestazione del documento: se la fattura del treno e intestata al professionista, non puo essere trattata come anticipazione ex art. 15, anche se la trasferta era nell'interesse del cliente.

Il quarto e non conservare i giustificativi. In caso di controllo, l'onere della prova grava sul professionista: senza scontrini, ricevute o ricevute di pagamento elettronico, il rimborso viene riqualificato come compenso.

Recivu e la gestione dei rimborsi per le aziende clienti

Il tema dei rimborsi spese nel regime forfettario riguarda direttamente le aziende che si affidano a consulenti e collaboratori esterni con partita IVA forfettaria. L'impresa committente deve verificare la corretta fatturazione dei rimborsi per poterli dedurre dal proprio reddito d'impresa (art. 95 TUIR), rispettando a sua volta l'obbligo di tracciabilita.

Recivu aiuta le aziende a gestire l'intero flusso delle spese dei dipendenti, trasformando gli scontrini in fatture elettroniche in modo automatico. Quando un dipendente paga una spesa al punto vendita, Recivu recupera il documento e lo converte in fattura deducibile: senza moduli, senza code in cassa, senza ritardi.