Spese di rappresentanza: cosa sono e come dedurle nel 2026

Cena con un cliente importante, cesto natalizio al fornitore storico, evento di lancio aperto ai partner commerciali. Sono situazioni quotidiane per qualsiasi azienda che coltiva relazioni, eppure il trattamento fiscale di queste spese resta uno dei terreni più scivolosi della gestione contabile. Sbagliare inquadramento significa perdere deduzioni, ritrovarsi con IVA indetraibile e rischiare contestazioni in sede di accertamento.

Questa guida chiarisce cosa rientra nelle spese di rappresentanza, quali sono i limiti di deducibilità aggiornati al 2026, come funziona l'IVA e cosa cambia con il nuovo obbligo di tracciabilità introdotto dalla Legge di Bilancio 2025.

Cosa sono le spese di rappresentanza

La definizione normativa si trova nel DM 19 novembre 2008, decreto attuativo dell'art. 108 comma 2 del TUIR. Si considerano spese di rappresentanza le erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni, il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l'impresa.

Due caratteristiche sono fondamentali:

• Gratuità: il destinatario non è tenuto a fornire alcuna controprestazione diretta.
• Inerenza: la spesa deve avere un collegamento concreto e documentabile con l'attività d'impresa.

Rientrano tipicamente in questa categoria gli omaggi a clienti e fornitori, gli eventi aziendali aperti a soggetti esterni, le cene offerte a clienti o potenziali partner, i viaggi con finalità promozionali e i contributi a convegni erogati gratuitamente.

Non rientrano, invece, le spese destinate esclusivamente ai dipendenti (come cene aziendali riservate al personale), che seguono le regole delle spese di vitto e alloggio, né le spese di ospitalità per clienti in occasione di fiere, mostre o visite a stabilimenti, purché adeguatamente documentate.

Limiti di deducibilità per le imprese

L'art. 108 comma 2 del TUIR prevede che le spese di rappresentanza siano deducibili nell'esercizio di sostenimento, ma solo entro un plafond calcolato sui ricavi e proventi della gestione caratteristica dell'impresa. Gli scaglioni sono tre:

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Le spese che eccedono il plafond diventano integralmente indeducibili, senza possibilità di riporto agli esercizi successivi. Il plafond non utilizzato in un anno non si cumula con quello dell'anno dopo.

Un esempio pratico: un'impresa con 2 milioni di euro di ricavi può dedurre fino a 30.000 euro di spese di rappresentanza (1,5% di 2 milioni). Se ne ha sostenute 25.000, le deduce tutte. Se ne ha sostenute 40.000, i 10.000 euro eccedenti restano indeducibili.

Per le imprese di nuova costituzione che non hanno ancora conseguito ricavi, le spese sostenute nei periodi precedenti possono essere dedotte nel primo esercizio in cui si realizzano ricavi e in quello successivo, nei limiti del plafond calcolato su tali ricavi.

Eccezione importante: gli omaggi di valore unitario non superiore a 50 euro sono integralmente deducibili e non erodono il plafond.

Limiti di deducibilità per i professionisti

Per i lavoratori autonomi la disciplina è diversa e più restrittiva. L'art. 54-septies comma 2 del TUIR prevede che le spese di rappresentanza siano deducibili nel limite dell'1% dei compensi percepiti nel periodo d'imposta.

A differenza delle imprese, per i professionisti gli omaggi di valore unitario inferiore a 50 euro rientrano comunque nel limite dell'1% e non godono di deducibilità integrale separata.

Rientrano nelle spese di rappresentanza dei professionisti anche gli acquisti di oggetti d'arte, antiquariato o da collezione se destinati a finalità promozionali o ceduti gratuitamente, e i beni acquistati per essere donati a clienti.

Un esempio: un professionista con 150.000 euro di compensi annui può dedurre al massimo 1.500 euro di spese di rappresentanza. Se ne ha sostenute 2.400, la parte eccedente (900 euro) resta indeducibile.

Detrazione IVA: la regola e l'eccezione

L'art. 19-bis1 lettera h) del DPR 633/1972 stabilisce la regola generale: l'IVA sulle spese di rappresentanza è indetraibile. L'imposta diventa un costo per l'azienda e si somma al valore del bene ai fini del calcolo della deducibilità IRES/IRPEF.

L'unica deroga riguarda gli omaggi di beni con costo unitario non superiore a 50 euro (IVA inclusa): in questo caso l'IVA è integralmente detraibile. Se il bene costa 45 euro più IVA, l'imposta si detrae. Se costa 55 euro più IVA, l'intera imposta diventa indetraibile.

Attenzione al concetto di "valore unitario": nel caso di confezioni regalo composte da più beni (come un cesto natalizio), il limite dei 50 euro si applica al valore dell'intera confezione, non ai singoli prodotti che la compongono. Un cesto con sei prodotti da 10 euro ciascuno vale 60 euro: l'IVA è indetraibile.

La successiva cessione gratuita del bene, qualunque sia il suo valore, è esclusa dal campo di applicazione dell'IVA ai sensi dell'art. 2 comma 2 n. 4 del DPR 633/1972.

La doppia barriera sulle spese di vitto e alloggio

Quando un'impresa sostiene spese di vitto e alloggio con finalità di rappresentanza (ad esempio una cena offerta a un cliente), si applicano due filtri consecutivi:

1. Primo filtro: le spese di vitto e alloggio sono deducibili nella misura del 75% del loro ammontare (art. 109 comma 5 TUIR). Questo limite vale per qualsiasi spesa di questo tipo.
2. Secondo filtro: l'importo già ridotto al 75% deve poi rientrare nel plafond delle spese di rappresentanza calcolato sui ricavi.

Un esempio: una cena di rappresentanza da 1.000 euro. Il valore fiscalmente rilevante scende a 750 euro (il 75%). Questi 750 euro sono deducibili solo se l'azienda ha ancora capienza nel proprio plafond annuo.

Eccezione: le spese di vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti (anche potenziali) durante fiere, mostre o visite a stabilimenti non sono spese di rappresentanza. Restano deducibili al 75%, ma senza passare per il plafond sul fatturato. Serve però documentazione adeguata: generalità degli ospiti, evento/luogo, finalità e collegamento con l'attività.

L'obbligo di tracciabilità dal 2025

La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1 commi 81-83), integrata dal D.L. 84/2025, ha introdotto una novità sostanziale: la deducibilità delle spese di rappresentanza è ora subordinata al pagamento con strumenti tracciabili.

I mezzi di pagamento ammessi includono: bonifico bancario o postale, carte di credito e di debito, app di pagamento riconosciute tramite IBAN (come Satispay) e altri strumenti previsti dall'art. 23 del D.Lgs. 241/1997.

Il contante rende la spesa indeducibile, punto.

Le decorrenze sono differenziate:

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Due precisazioni importanti dalla Circolare AdE 15/E del 22 dicembre 2025:

• Per le spese sostenute all'estero, l'obbligo di tracciabilità non si applica alle spese di trasferta (vitto, alloggio, viaggio), ma si applica comunque alle spese di rappresentanza e agli omaggi, anche se effettuati fuori dal territorio nazionale.
• Le spese di pubblicità e sponsorizzazione sono espressamente escluse dall'obbligo di tracciabilità.

L'obbligo rileva anche ai fini IRAP (comma 82 della L. 207/2024).

Spese di rappresentanza vs spese di pubblicità

La distinzione è cruciale, perché il trattamento fiscale è radicalmente diverso: le spese di pubblicità sono deducibili al 100% senza limiti percentuali sui ricavi, mentre le spese di rappresentanza sono soggette al plafond.

Il criterio discriminante è la gratuità: le spese di rappresentanza sono erogate senza controprestazione, le spese di pubblicità presuppongono un contratto sinallagmatico in cui la controparte si impegna a promuovere il marchio o il prodotto.

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Un buffet aperto al pubblico durante un evento commerciale può configurarsi come pubblicità. Una cena privata con tre distributori selezionati è rappresentanza. Classificare una spesa di rappresentanza come pubblicità per dedurla integralmente è uno degli errori più contestati in sede di accertamento.

Le sponsorizzazioni sportive fino a 200.000 euro annui godono di una presunzione assoluta di natura pubblicitaria (art. 90 comma 8 L. 289/2002), se erogate a società sportive dilettantistiche con requisiti specifici. Oltre tale soglia, l'inquadramento dipende dalla dimostrazione di un ritorno pubblicitario concreto.

Come documentare le spese di rappresentanza

La fattura, da sola, non basta più. L'Agenzia delle Entrate richiede la prova del "perché" della spesa, non solo del suo sostenimento. La Cassazione (ordinanza n. 26553/2025) ha ribadito che serve una dimostrazione concreta dell'effettiva destinazione a finalità promozionali, e non la semplice possibilità astratta di classificare un bene come spesa di rappresentanza.

Per ridurre il rischio di contestazioni è buona prassi conservare: fatture intestate all'azienda con descrizione della finalità, elenco dei partecipanti agli eventi, descrizione dell'occasione e del collegamento con l'attività, ricevute POS, contabili di bonifico o estratti conto che dimostrino il pagamento tracciabile, e qualsiasi altra documentazione che attesti il nesso tra la spesa e l'obiettivo commerciale.

Gestire tutto questo richiede metodo

Chi ha dipendenti in trasferta o una rete vendita attiva lo sa: le spese di rappresentanza si accumulano tra pranzi con clienti, omaggi e partecipazioni a eventi. Ogni transazione va classificata, documentata e riconciliata con i limiti di deducibilità. Gestire tutto manualmente, tra scontrini cartacei e fogli Excel, espone a errori e dimenticanze.

Recivu automatizza il passaggio dallo scontrino alla fattura elettronica, permettendo all'azienda di recuperare l'IVA sulle spese dei dipendenti senza rallentare l'operatività del punto vendita. Zero richieste in cassa, zero carta, zero ritardi.