Indennità di trasferta: come funziona e come si calcola

Ogni trasferta fuori sede porta con sé la stessa domanda in azienda: quanto spetta al dipendente e quanta di quella somma resta esente da tasse e contributi. La risposta cambia in base al metodo di rimborso scelto, alla destinazione e, dal 2025, anche a come viene pagata la spesa.

In questo articolo vediamo come funziona l'indennità di trasferta, come si calcola con i tre metodi previsti dalla legge, e cosa cambia per l'azienda in termini di deducibilità e recupero IVA.

Cos'è l'indennità di trasferta e quando spetta

L'indennità di trasferta (o diaria) è la somma riconosciuta al dipendente inviato temporaneamente a lavorare fuori dalla sua sede di lavoro contrattuale, di norma fuori dal Comune indicato nel contratto.

Non va confusa con il trasfertismo: quest'ultimo riguarda lavoratori privi di una sede fissa, per i quali si applica un regime diverso, imponibile al 50% (art. 51 comma 6 TUIR). L'indennità di trasferta vera e propria segue invece l'art. 51, comma 5, del TUIR, e si applica solo agli spostamenti occasionali, non a chi si muove per definizione contrattuale.

Un dettaglio spesso ignorato: se la trasferta avviene all'interno del Comune in cui si trova la sede di lavoro, l'indennità concorre integralmente a formare reddito imponibile. Fanno eccezione i rimborsi di viaggio e trasporto, esenti se documentati.

I tre metodi di calcolo previsti dalla legge

L'azienda può scegliere tra tre sistemi, ciascuno con una soglia di esenzione diversa:

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La parte di indennità che supera queste soglie non è esente: concorre a formare il reddito del dipendente ed è soggetta a IRPEF e contributi.

Approfondimento: Rimborso spese a piè di lista: come funziona e quando conviene

Guida Tecnica: Rimborso spese misto: quando e come si applica

Il calcolo pratico: un esempio

Un dipendente va a Roma per 3 giorni. L'azienda riconosce una diaria forfettaria di 60 euro al giorno, senza altri rimborsi.

• Soglia esente: 46,48 €/giorno
• Quota tassabile per giorno: 60 - 46,48 = 13,52 €
• Su 3 giorni: 40,56 € diventano imponibili, il resto (139,44 €) resta esente da IRPEF e contributi

Se invece l'azienda opta per il rimborso analitico, con hotel e ristorante rimborsati su fattura, l'intera cifra è esente, a patto che vitto, alloggio e taxi siano stati pagati con strumenti tracciabili.

Calcolatore: Calcolatore rimborso forfettario di trasferta: quanto resta esente e quanto è tassato

La tracciabilità: la regola che cambia tutto dal 2025

Dal 1° gennaio 2025 (Legge di Bilancio 2025, L. 207/2024, art. 1 commi 81-83, chiarita dalla Circolare AdE 15/E del 22 dicembre 2025), non basta più conservare lo scontrino o la fattura. Per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, l'esenzione fiscale è condizionata all'uso di mezzi di pagamento tracciabili: carta, bonifico, app collegate a un conto.

Il contante fa perdere l'esenzione per il dipendente e la deducibilità per l'azienda, anche in presenza di un documento fiscale regolare. Le trasferte all'estero restano escluse da questo obbligo. Restano fuori dalla tracciabilità anche i rimborsi chilometrici su tabelle ACI, i pedaggi, i parcheggi e i biglietti di trasporto pubblico di linea.

Impatto su azienda: deducibilità e recupero IVA

Per l'azienda, i due metodi hanno effetti fiscali diversi:

• Diaria forfettaria: interamente deducibile ai fini IRES, entro le soglie di legge.
• Rimborso analitico di vitto e alloggio: deducibile entro i limiti giornalieri dell'art. 95 comma 3 TUIR (180,76 € in Italia, 258,23 € all'estero) e solo se il pagamento è tracciabile.

C'è un punto che riguarda direttamente chi gestisce le note spese: il rimborso analitico è anche l'unico che apre alla detrazione IVA, ma solo se la spesa è documentata da fattura intestata all'azienda, non da un semplice scontrino. Sul vitto e sull'alloggio pagati in trasferta, quella differenza vale IVA recuperabile che molte aziende oggi lasciano sul tavolo, semplicemente perché il dipendente si è fatto dare lo scontrino invece della fattura.

Approfondimento: Come recuperare l'IVA sugli scontrini dei dipendenti: la guida operativa 2026

La soluzione Recivu

Il rimborso analitico funziona solo se ogni spesa è documentata nel modo giusto. Nella pratica, i dipendenti tornano quasi sempre con uno scontrino in tasca, non con una fattura intestata all'azienda: e quello scontrino, da solo, non permette di recuperare l'IVA.

Recivu risolve questo passaggio senza cambiare le abitudini di nessuno. Il punto vendita continua a battere lo scontrino come sempre: Recivu lo intercetta e lo converte automaticamente in fattura su corrispettivo intestata all'azienda cliente, pronta per la contabilità e per la detrazione IVA su ogni trasferta.